درخواست ثبت یک علامت در چارچوب پروتکل مادرید راجع به ثبت بین المللی علائم تجاری نیازمند تسلیم یک اظهارنامه یا تقاضانامه بین المللی است. هر اظهارنامه، بین المللی که طبق پروتکل تسلیم شود در فرم تعیین شده در آیین نامه ارائه خواهد گردید. ادارة مبدأ، گواهی خواهد کرد که مشخصات موجود در تقاضانامه اصلی یا ثبت اصلی حسب مورد، موجود است. ( ماده 3 پروتکل)

با توجه به ماده 1 آیین نامه اصلاحی اجرای قانون ثبت علائم و اختراعات، ثبت یک علامت تجاری نیازمند تسلیم اظهارنامه  به اداره مالکیت صنعتی است. این اظهارنامه با توجه به قوانین و مقررات مربوط باید حاوی اطلاعات و همچنین ضمائمی باشد. در صورتی که اظهارنامه تسلیمی واجد شرایط مقرر در قانون و آیین نامه مربوط باشد، اداره مالکیت صنعتی آن را می پذیرد.

مدارک و اوراق ذیل بایستی توسط هیات مدیره همراه با درخواست خود تحویل اداره تعاون گردد:

الف)اساسنامه مصوب شرکت

ب)دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی

ج)صورتجلسه اولین مجمع عمومی عادی دایر بر تصویب اساسنامه و انتخاب اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان

د)رسید پرداخت مقدار وجوه لازم التادیه سرمایه تعاونی طبق اساسنامه

ه )مدراک مربوط به تقویم و تسلیم آن مقدار از سرمایه که به صورت جنبی بوده است .

و)فهرست اسامی و مشخصات داوطلبان تشکیل تعاونی

ز)فهرست اسامی حاضران در اولین مجمع عمومی عادی که حاوی امضای آن ها باشد .

ح)فهرست اسامی و مشخصات و نشانی اعضای اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان اعم از اصلی و علی البدل و مدیر عامل که حاوی امضای آنها باشد .

ط)قبولی کتبی اعضای اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان .

ی)صورتجلسه راجع یه جلسه اولین هیات مدیره دایر بر انتخاب رئیس و نایب رئیس و منشی هیات مدیره انتخاب صاحبان امضاهای مجاز و اسامی و مشخصات آنها و انتخاب مدیر عامل